Delegieren – Wie du leichter Aufgaben abgibst und Raum für Wachstum erschaffst

von | Sep 15, 2022 | Allgemein

Auf das heutige Thema komme ich, weil es in 70 % meiner Coachings ein Thema wird: Delegieren! Also, Aufgaben abgeben und sie somit einem anderen Menschen anvertrauen und zutrauen. 

Doch warum fällt genau das so vielen Menschen in Führungspositionen schwer, obwohl es so einfach sein könnte?

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Die häufigsten Gründe, warum Führungskräfte nicht delegieren  

Vielleicht kennst du das auch: Du hast einen sehr vollen Terminkalender, eine Aufgabe reiht sich an die andere, manchmal bleibt kaum Zeit zum Luft holen und doch gibst du zu wenig Aufgaben von deiner To-do-Liste ab.  

Die Beispiele, die ich kenne (natürlich nur vom Hörensagen ;-)) zeigen, dass es hierfür verschiedene Gründe gibt: 

  • „Ich-kann-alles-viel-schneller-und-besser-erledigen-Gedanken“
  • sich nicht die Zeit für eine Übergabe, für Erklärungen bzw. Einarbeitung nehmen wollen 
  • niemanden überfordern wollen
  • fehlendes Vertrauen und Zutrauen
  • das Helfer- oder Held*innen-Syndrom

Vielleicht erkennst du deine „Delegations-Verhinderer“ hierin bereits oder es fallen dir sogar noch einige mehr Punkte ein. 

 

Warum sollten wir Aufgaben delegieren? 

Und, warum sollen wir mit dem Abgeben von Aufgaben überhaupt Verantwortung abgeben? 

Für mich gibt es hier gleich mehrere, wichtige Punkte:

  • selbst neue Freiräume zu haben
  • um als Unternehmer*in am anstatt im Unternehmen zu arbeiten 
  • um als Führungskraft mehr Zeit für Führung zu haben
  • um den Fokus für seine Kernaufgaben zu behalten
  • um Vertrauen in das Team zu beweisen, deren Kreativität und Selbstvertrauen zu stärken 
  • allen Mitarbeitenden zu helfen, ihre eigenen Fähigkeiten weiterzuentwickeln 
  • und dadurch die Motivation jedes Einzelnen zu fördern
  • um noch bessere Ergebnisse zu erhalten

Ich glaube, du merkst bzw. es ist dir schon längst bewusst, dass Delegieren ein sehr wichtiger Teil von Führung ist, oder?

 

Wenn der „innere Quatschi“ zu Hochformen aufläuft 

Nur, was hindert uns denn jetzt noch am Abgeben von Aufgaben?
Hier gilt es u.a. die eigenen inneren Hürden, die du nehmen darfst bzw. musst, zu erkennen und dann natürlich auch zu überwinden. 

Innerhalb meiner Coachings kommen da oft versteckte Themen hinter den offensichtlicheren Themen zum Vorschein. Als Leaderin oder Leader gehst du sehr wahrscheinlich oft über deine eigenen Grenzen, weil eine kleine Stimme dir Sachen sagt, wie:

  • “Das muss schnell fertig werden, stell dich doch nicht so an, das schaffst du jetzt auch noch selber!”
  • “Wenn ich es abgebe, wird es vielleicht nicht so gut, wie wenn ich es selbst mache.”
  • “Was ist, wenn ich meinem Gegenüber damit zu viel zumute?”

Der Quatschi läuft wieder einmal zu Hochformen auf (…ergänze hier gerne deine eigenen Gedanken dazu.)

 

Was unsere inneren Antreiber mit Delegieren zu tun haben

In diesem Fall können wir ihm, unserem „Quatschi“,  sogar einen Namen geben: Innere Antreiber.
Die bekanntesten basieren auf der Transaktionsanalyse, die bereits Mitte der 50er-Jahre vom amerikanischen Psychologen Eric Berne entwickelt wurde.

Diese inneren Antreiber sind:

  • Mach schnell!
  • Sei perfekt!
  • Mach’s allen recht!
  • Sei stark!
  • Streng dich an! 

Kommt dir der ein oder andere bekannt vor? 

Meinen Coachees stelle ich, wenn es passt, einen Antreiber-Test zur Verfügung, mit dem man seine Antreiber entlarven kann. 

Wenn du daran interessiert bist, schreibe mir einfach eine Nachricht und ich gebe dir Zugriff darauf.

 

Unbewusste Automatismen, die Delegation verhindern

Unser Unterbewusstsein speichert so Vieles ab, an das wir bewusst gar nicht mehr denken, doch es wirkt! So auch bestimmte, antrainierte oder selbstauferlegte Regeln und Glaubenssätze.

Wenn wir als Kind beispielsweise immer wieder gehört haben: „Jetzt trödle nicht, beeile dich, du bist zu langsam!“ Dann prägt sich das oft bis ins Erwachsenenalter ein und wir haben ständig das Gefühl, dass uns die Zeit zu knapp wird. Und schon schaltet sich der Antreiber „Mach schnell!“ ein. 

Reflektiere doch jetzt mal, welcher Antreiber das bei dir sein könnte? (Oder mache den Antreiber-Test, dann weißt du es genau.) 

Man könnte also sagen, hinter unserem Handeln stecken verinnerlichte, evtl. elterliche, Haltungen und Erwartungen, die du dir angeeignet hast. Innere Antreiber zeigen sich als unbewusste Automatismen, die unser Denken, Fühlen und Verhalten bestimmen. 

Das gilt nicht nur für die inneren Antreiber, sondern auch für unsere Glaubenssätze im Allgemeinen, wie z.B. wenn du durch eine Erfahrung zu dem Schluss gekommen bist, das Aufgaben nur dann gut erledigt sind, wenn du sie selber machst. 

Solange du hier deine Hürde nicht überwunden hast, wirst du dich sehr wahrscheinlich schwer damit tun, zu delegieren. Der unbewusste Glaube daran, dass es „kein anderer so gut macht, wie du“, wird dich davon abhalten. Insbesondere bei Dingen, die du selbst gerne tust. (Auch da kannst du genauer hinschauen.)

Also, frag dich immer wieder, sobald du merkst, dass du blockiert bist: „Was ist das Thema dahinter?“. Nur so kannst du es dann auch dauerhaft und nachhaltig für dich lösen. 

Falls dir das alleine zu mühselig ist, dann melde dich gerne bei mir und lass es uns gemeinsam angehen. 

 

Was kann dir dabei helfen, zu delegieren? 

Lass es uns einmal sachlicher angehen: Denke an eine Aufgabe, die du abgeben solltest, um dir mehr Freiraum zu erschaffen. Stelle dir dazu zunächst folgende Fragen:

  • Wer kann die Aufgabe übernehmen?  
  • Was muss ich für die Übergabe tun?
  • Wie viel Anleitung braucht mein Mitarbeiter*in?
  • Welches Ziel soll erreicht werden?
  • Wofür soll der Aufwand betrieben werden?
  • Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein? 

Wenn das alles glasklar ist und du das ebenso klar vermittelst, steht einer guten Erfüllung der Aufgabe nichts mehr im Wege. 

Ach, und bitte lass deine Mitarbeitenden hierbei weitestgehend ihren eigenen Weg gehen, wenn es sich nicht gerade um vorgeschrieben Prozesse in der Fertigung oder im Qualitätsmanagement handelt.

Frag sie danach, wie sie diese Aufgabe angehen würden!

Es gibt stets mehrere Wege zum Ziel, wie du sicher weißt und auch deiner ist nicht der allgemeingültig richtige. Es kommt auf das Ergebnis an! 

 

Hier noch 3 Tipps für gutes Delegieren

  1. Anforderungen wiederholen lassen:
    Um guten Ergebnissen einen Nährboden zu bieten, ist es wichtig, nach deiner Übergabe und Anleitung, die Aufgabe von deinen Mitarbeitenden in eigenen Worten wiederholen zu lassen, um mögliche Missverständnisse zu umgehen. 
  2. Zwischenstände abfragen:
    Bei komplexeren Aufgaben, solltet ihr gemeinsam Meilensteine festlegen und euch zusammensetzen, wenn diese erreicht sind. So könnt ihr feststellen, ob alles in die richtige Richtung läuft und ggf. eingreifen und in eine andere Richtung lenken. 
  3. Reflektieren und Feedback geben:
    Einmal solltest du nach jedem Abgeben von Aufgaben für dich reflektieren, wie es gelaufen ist uns was du beim nächsten Mal optimieren kannst. Und zum Anderen deinem*r Mitarbeiter*in ein Lob für z.B. besondere Leistungen oder Engagement aussprechen und konstruktives Feedback geben. 

So gibt es für beide Seiten Raum für Wachstum!

 

In diesem Sinne, viel Erfolg beim Delegieren und viel Freiräume für dein Soulful Leadership!

Herzlichst,
Deine Christine 

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