6 hilfreiche Routinen für mehr Effizienz im Home-Office

Wie dir Routinen helfen, deine Ziele zu erreichen 

Vielleicht arbeitest du als Führungskraft oder als Selbstständige die meiste Zeit im Home-Office und du empfindest es oft als Herausforderung, deinen Tagesablauf selbst zu gestalten bzw. gut zu strukturieren? Wenn ja, stehst du auch immer wieder vor der Aufgabe, die auch ich – und das seit seit 18 Jahren – zu bewältigen habe: Eine effiziente und förderliche Struktur deines Tagesablaufs im Homeoffice. 

In diesem Artikel, möchte ich einmal beleuchten, wie du mit Routinen dazu beitragen kannst, deine Ziele zu erreichen und am Ende zeige ich dir die wichtigsten Basics und Schritte auf, die für mehr Effizienz im Home-Office sorgen.

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Was tun Routinen für dich und deinen Erfolg? 

Grundsätzlich helfen uns Routinen, unseren Alltag – auch oder gerade im Home-Office – gut zu bewältigen. Wenn wir es richtig anstellen, geben uns Routinen Orientierung, in einer gewissen Weise geben sie uns Halt und wir sparen definitiv wertvolle Zeit.  

Und noch viel mehr: 

„Wir sind das, was wir wiederholt tun. Erfolg ist daher keine Handlung, sondern eine Gewohnheit.“ 

Das sagte schon der weise Aristoteles. 

Wir sind das, was wir wiederholt tun

Denn, alles was wir wiederholt tun, gehört irgendwann zu uns, formt in positiver oder negativer Weise unseren Körper, beeinflusst unsere Gedanken und gestaltet unsere weiteren Handlungen und somit auch unsere Führung. 

Jede regelmäßige Wiederholung bestimmter Vorgänge sorgt dafür, dass dieser Vorgang irgendwann zur Routine wird und dadurch nicht nur großen Einfluß auf uns persönlich sondern genauso auf unser Umfeld haben kann, wie z.B. unsere Familie oder unser Team.  

Eine Routine könnte beispielsweise sein, dass dein Team weiß, dass du für ihre Anliegen auch im Home-Office immer zwischen 12:00 und 12:30 erreichbar bist. Und wenn es keine Anliegen gibt, hast du Zeit für andere Dinge, die liegen geblieben sind.

Wiederholungen schleifen sich nach und nach ein. Die guten, wie die schlechten. 

Eine einfache Formel für deinen Erfolg

Die einfache Formel für deinen Erfolg lautet: Tu weniger davon, was dich aufhält, um dein Ziel zu erreichen und tu mehr davon, was dich ihm näher bringt!

Hier einmal drei Fragen, die dich unterstützen sollen, deine positiven wie negativen Gewohnheiten zu entlarven: 

1. Welche Dinge tust du tagtäglich, obwohl du weißt, dass sie für dich und deine Ziele nicht förderlich sind? 
2. Welche Gewohnheiten hast du, die dich tagtäglich deinem ganz persönlichen Ziel ein Stück näher bringen? 
3. Was möchtest du zukünftig mehr tun und was sein lassen?

Genau hier kannst du ansetzten, um dir zukünftig deinen Weg leichter zu machen. 

Tu also mehr von dem, was dich weiter bringt und weniger davon, was dich aufhält. Das hört sich doch ganz einfach an, oder? Ja, eigentlich ist es das auch. Eine ganz einfache Rechnung. 

Aber leider fällt es einigen Menschen nicht ganz so leicht, überhaupt in diesen Rhythmus zu kommen, bis eine neue Gewohnheit entstehen kann. 

Erst die Wiederholung macht die Routine

Wissenschaftler sagen, man müsse eine Handlung mindestens 21 Tage durchziehen, bis sie eine Chance hat, eine Routine zu werden. Und das klingt sehr logisch, Denn schließlich macht die Wiederholung eine Handlung erst zur Gewohnheit und dadurch kann eine Routine entstehen.

Eine ganz banale Routine ist beispielsweise, jeden Morgen sein Bett zu machen, sich eine Tasse Kaffee oder Tee zuzubereiten, zu frühstücken, sich die Zähne zu putzen und sich Wasser auf den Schreibtisch zu stellen. Über solche Dinge machen wir uns in der Regel gar keine Gedanken mehr.

Solche Dinge, wie Zähne putzen oder selbst komplexere Abläufe, wie Auto fahren, machen wir irgendwann ganz unbewusst. Wir tun sie einfach, ohne vorher drüber nachzudenken, ohne Hemmschwelle, sie sind uns in „Fleisch und Blut“ übergegangen. 

Oder führst du jeden Morgen eine innere Diskussion mit dir selbst, ob du nun deine Zähne putzen solltest oder nicht? Und sicher denkst du auf der Autobahnauffahrt nicht lange darüber nach, ob du beschleunigen solltest wenn du einen anderen Wagen überholst? Wahrscheinlich nicht, du tust es einfach. Alles andere wäre nervenaufreibend und reine Zeitverschwendung.

Doch irgendwann einmal, hast du es für gut und sinnvoll befunden, irgendwann einmal hast damit angefangen, bis eine Routine daraus wurde. 

Routinen in sein Leben und Leadership integrieren

Deshalb ist es so wahnsinnig wichtig, falls du etwas Neues in dein Leben und Leadership integrieren und etablieren willst, nicht so schnell aufzugeben und dran zu bleiben, es immer wieder dir selbst und anderen zu kommunizieren, sehr klar zu sein und u.a. auch deine eigenen Regeln aufzustellen. 

Routinen zu haben, ist wichtig, um unsere Ziele zu erreichen. Seien es Tagesziele oder übergeordnete Ziele, die wir uns gesetzt haben. Hierfür sind wir ganz alleine verantwortlich. Und genau hier liegt auch oft das Problem, z.B. in Form des berühmten, inneren Schweinehundes. 

Oder auch für ganz bestimmte Persönlichkeitstypen, eben gerade diejenigen, die dazu neigen, eher spontan und flexibel sein zu wollen und nicht grundsätzlich auf Struktur stehen. 

Falls du das kennst, dann habe ich eine gute Nachricht für dich: Routinen machen dich wesentlich freier und flexibler! 

Denn über Routinen denken wir nicht mehr nach. Wir sparen Zeit für die uns wirklich wichtigen Dinge des Lebens. 

Mehr Energie durch Routinen im Home-Office

Bei Routinen muss dein Gehirn bestimmte Entscheidungen nicht treffen, wenn vorher schon klar ist, was morgen, während des Home-Office Tages oder auch am Abend vor dem Schlafengehen passiert. So wird unser Gehirn kognitiv sehr viel weniger beansprucht und somit unsere Energiespeicher nicht unnötig geleert, sondern im Gegenteil, es steht mehr Energie für eine höherer Produktivität zur Verfügung.

Falls du schon mal eine innere Diskussion mit dir selbst geführt hast, ob du nun z.B. Mittagessen gehst oder ob du am Schreibtisch sitzen bleibst, einfach weiter arbeitest und nebenher in dein Brötchen beißt. Oder vielleicht auch, ob du den Spaziergang in der Mittagspause machen sollst oder nicht. Dann weißt du wovon ich spreche, wenn ich jetzt sage, dass dich dieses Hin- und Hergerissen-Sein einiges an Energie kostet, die du für wichtigere Dinge brauchen könntest. Letztendlich ist es so, wenn du diese kleinen Dinge nicht zur Routine werden lässt, obwohl du weißt, dass sie dir gut tun, um alle weiteren Aufgaben energievoll zu bewältigen, wird das wenig förderlich sein, im Gegenteil.

Wenn du also ein für alle mal entscheidest, dass das (was auch immer es ist) für dich und deine Führung gut und richtig ist und das zu tun, dich weiter bringt, als es zu ignorieren, dann lass es zur Routine werden!  

Routinen, eine „Uniform“ für dein Vorankommen

Ein weiteres Lieblings-Beispiel für Routine ist folgendes: Was haben Barack Obama, Marc Zuckerberg, Karl Lagerfeld und Mathilda Kahl gemeinsam? 

Ähnlich, wie bei einer Arbeitsuniform, haben (oder hatten) sie alle einen Schrank voller gleicher Outfits und tragen (oder trugen) jeden Tag das Gleiche. Sie alle „sparen dadurch viel Zeit und wertvolle Energie“, wie es Zuckerberg mal in einem Interview sagte. Zeit, in der wir alle in der Regel Entscheidungen treffen müssen, z.B. was wir heute wieder anziehen und wie wir es kombinieren. 

Jegliche Auswahlmöglichkeiten zehren an unseren Kräften, und hier mal vom Tages-Outfit oder der Auswahl einer Speisekarte im Restaurant abgesehen: Entscheidungen, die weitaus größere Konsequenzen mit sich bringen, erfordern noch sehr viel mehr Energie! 

Wir sind verantwortlich für unseren Erfolg 

Wir alleine sind verantwortlich dafür, dass wir schaffen, was wir uns vornehmen. Routinen helfen uns, gerade in stressigen Situationen einen klaren Kopf und den Fokus zu behalten. 

Ich kenne das nur zu gut! Ein Beispiel ist dieser Podcast. Hierfür musste ich auch Routinen entwickeln, damit die Aufnahmen und alles, was hierfür sonst noch zu tun ist, in meinen sonst schon so vollgepackten Terminkalender passen. 

Zum Beispiel habe ich gleich von Anfang an, immer Montag abends Notizen zu der neuen Episode gemacht, um sie dann dienstags aufzunehmen. Am Anfang ging das noch sehr holprig, es dauerte lang bis ich mich auf ein Thema festlegen konnte, bis es dann zur Routine wurde und fast schon von alleine ging. 

Nach einer Auszeit wieder in den Rhythmus finden

Allerdings muss ich dich an dieser Stelle warnen, damit du dich wappnen kannst! Wenn eine Zeit der Krankheit oder ein Urlaub diesen Rhythmus unterbricht, wie bei mir, ist es zunächst oft schwer, wieder hinein zu finden. Du kennst das vielleicht vom regelmäßigen Sport oder dir fällt noch etwas ganz anderes ein.

Doch je regelmäßiger du es vorher durchgezogen hast, desto leichter findest du wieder in den Tritt. 

Mir persönlich hat dabei geholfen, wieder einen guten Rhythmus zu finden, mich daran zu erinnern, wie gut das Gefühl war, als es „wie am Schnürchen“ geklappt hat und welche Ergebnisse ich dadurch produziert habe. Um wieder „rein zu kommen“, habe ich zunächst alle To-dos einfach erledigt, bis alles wieder routinierter ging. Frei nach dem Motto: „Augen zu und durch!“ So findest du nach und nach auch wieder die Freude daran, falls du sie verloren hattest. 

6 Schritte für mehr Effizienz im Home-Office

Welche sinnvollen Routinen kannst – oder solltest du sogar unbedingt – als Selbstständige oder Führungskraft in Zeiten des Home-Office entwickeln, um am Ende des Tages effizienter, produktiver und zufriedener zu sein?

Hier die aus meiner Sicht 6 wichtigsten Schritte, die die Basis aller zu bewältigenden Aufgaben sind:  

1. Starte so in den Tag, als würdest du ganz normal zur Arbeit oder zu einem Termin fahren. Das bedeutet auch, dich aus dem Pyjama zu schälen und ein gepflegtes Outfit anzuziehen.
2. Lege deine persönlichen Arbeitszeiten für den Start und das Ende fest und halte dich daran. Denn, wenn du hier keine Richtwerte hast, kann das schnell zu einer nicht förderlichen Nachlässigkeit führen, die dich am Ende des Tages unzufrieden macht.
3. Plane kurze Auszeiten, also Pausen, genauso ein, wie die produktiven Zeiten und Fokuszeiten, wo du dich um ganz bestimmte Themen und Aufgaben kümmerst. 
4. Bereite deine Mahlzeiten vor oder überlege dir frühzeitig, was du essen wirst. Denn kennen wir es nicht alle? Wenn dann mittags der große Hunger kommt, besteht die Gefahr, dass wir das nehmen, was am schnellsten verfügbar ist, egal ob es uns gut tut oder nicht. Da ist es hilfreich, wenn du bereits etwas in petto hast und die eventuelle Vorbereitungszeit dafür bereits z.B. am Vorabend einplanst. 
5. Um mich morgens bereits auf die wichtigsten Aufgaben des Tages zu fokussieren, hilft mir persönlich ein ca. 15-minütiges Einstimmen auf den Tag mit Journaling.
   Hier hinterlege ich schriftlich, worauf ich mich an diesem Tag insbesondere konzentrieren will oder ich lege ein Teilziel für ein Wochenziel fest.
   Die wichtigste Aufgabe erledige ich zur meiner produktivsten und kreativsten Zeit des Tages. Hier kannst du dich mal fragen, wann das bei dir ist? Bei mir ist es so gegen 10:00 Uhr. Davor kann ich ganz wunderbar kleine Routinearbeiten erledigen.
   Über das Journaling habe ich in Episode 19, „Dranbleiben, dein Weg ist das Ziel!“, ausführlich mit dem Autor des Erfolgsjournals Matthias Hechler gesprochen. Höre da am besten nochmal rein und nimm dir viele Impulse und Inspiration dazu mit. 
6. Fasse Aufgaben gleicher Art zusammen. Das nennt sich Time Blocking. Das bedeutet, gleiche oder ähnliche Aufgaben in einem Arbeitsblock zusammenfassen und dabei alle Störquellen ausschalten.
   Zu Hause wimmelt es nur so vor hinterlistigen Ablenkungsquellen. Mache dir also ganz bewusst, welche dir „gefährlich“ werden könnten. Mal eben schnell die Wäsche in die Maschine werfen, mal kurz durchsaugen oder doch nur für einen Moment durch Instagram oder LinkedIn scrollen? Sind wir ehrlich, dabei bleibt es dann meistens nicht.
   Weiter ist es wichtig, dass du als Führungskraft klare Regeln aufstellst, wann du für das Anliegen deines Teams erreichbar bist, wenn nicht gerade „die Hütte brennt“. In dem Fall, natürlich auch außerhalb der Regelzeiten.

Genieße die Vorteile des Home-Office!

Natürlich dürfen wir auch die Vorteile genießen, die das Arbeiten von zuhause aus mit sich bringt. Wichtig dabei ist nur, dass du deinen Rhythmus findest und beibehältst, oder immer wieder justierst bis er zu dir und deiner Führung passt und du das gute Gefühl hast, dass diese Routinen förderlich für deinen Erfolg sind.

Echtes Commitment bringt dich weiter

Ich bin davon überzeugt, dass die kleinen, täglichen Handlungen viel bedeutungsvoller für unser inneres Wohlbefinden und unseren Erfolg sind, als die einzelnen großen! 

Wie ich von meinen Coachees vorm Start eines Coaching-Programmes oft höre, ist es nur leider zu oft die Realität, dass kleinste Abweichungen durch bestimmte Ereignisse sie bereits aus dem Takt gebracht haben. Ganz unabhängig davon, wie gut es bisher gelaufen ist. 

Was alle einstimmig bestätigen ist, dass es sie immens weitergebracht hat, gerade in solchen Phasen mich als Sparringspartnerin mit ins Boot zu holen. (Apropos, hier findest du einige Kundenstimmen von meinen Coachees.) 

Mir selbst geht da nicht anders. Mein Leitsatz ist hier schon lange: Jede gute Coach braucht einen Coach. Und so halte ich es auch. Denn bevor ich mit bestimmten Themen und Zielen lange auf der Stelle trete und nicht weiter komme, investiere ich in mich und komme dann wesentlich schneller und leichter zum Ziel. Alleine das Commitment wirkt da bereits wie ein Booster.

Etablierung von Routinen

Was die Etablierung von Routinen betrifft: Die Regelmäßigkeit in der Umsetzung und die Summe unserer Taten machen uns am Ende unschlagbar! 

Also, was ist der nächste sinnvolle Schritt, um deinem Ziel näher zu kommen? 

Welche Routinen willst du jetzt integrieren, um noch erfolgreicher in deinem Wirken und Tun und zu werden?

Wenn du einmal mit mir darüber sprechen und dir erste Impulse mitnehmen willst, dann beantworte mir bitte drei Fragen und wir vereinbaren einen Termin für ein Kennenlern- und Impulsgespräch.
Bitte beachte hier, dass jeden Monat nur eine begrenzte Anzahl an freien Terminen hierfür zur Verfügung stehen. 

Nun wünsche ich dir gute Routinen und viel Erfolg, ganz so wie du ihn für dich definierst! 

Bis in 14 Tagen zu einem exklusiven Q & A zu euren Führungsfragen!  

Herzlichst
Christine 

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